Privacy in the processing of Darment Oy's personal data
We at Darment Oy respect your privacy. We protect your privacy and your personal data as well as information attached to them with contracts and different technical procedures. We also value transparency and openness considering the gathered information and the use of it.
We are compliant with the data protection and confidentiality laws.
Darment Oy web shop data protection and registry statement.
Updated on 24th August 2023
Privacy policy, Darment Oy
Registry information according to Personal Data Act (523/99) 10 §
Register controller
Darment Oy
Ruosilantie 18
00390 Helsinki, Finland
020 558 8250
info@darment.fi
Business number 0936826-6
Handlers of personal information
Employees of Darment Oy within the boundaries stated in their job description.
Contact person
Darment Oy
Tommi Hongisto
Ruosilantie 18
00390 Helsinki, Finland
+358 50 340 1367
tommi.hongisto@darment.fi
3. Name of our register
Darment Oy customer, supplier and marketing register
Purpose of management
The maintaining of customer accounts, customer relations, deliveries, billing and customer marketing.
Legal Bases for the Processing of Personal Data
Data management in Darment Oy:s web shop is based on applied customership.
Description of groups containing personal information in the registry
1. customers 2. suppliers
Personal information groups
Customers have not been grouped subject to their personal information.
Removal of personal information
Personal information of companies and private persons are constantly updated as informed to us.
The customer can manage and remove their personal information at any given time.
A customer can, free of charge, ask, or print themselves, a written extract from the register of their information from the contact person. Applications for change will always be executed immediately, within office hours.
The gathering of information
Customer information will be collected after the persons themselves have registered a customer account in the web shop. Personal information that will be gathered are as follows: company name, phone number, address, email address, permit numbers (TUKES) and person name details.
The handing over of information
The information in the customer registry has not been handed over to third parties outside the company.
The company’s postal addresses, email addresses, and contact personnel’s name details can be handed over to third parties by separate contract for one-time print and email- or mailing purposes.
The handing over, printing, data protection and confidentiality as well as the way of destroying postal addresses, will be made by contract, separately with every party involved in mailing, printing or emailing the material in question.
Darment Oy has a separate contract with E-mailer considering data management.
Protection of the customer registry
The use of our system with access to personal information is only allowed to our employees with permission to access personal information stated in their job description. Every user has their own username and password for the apparatus and the system. The knowledge/data will be gathered into databanks, which are protected by firewall, usernames, passwords and security measures.
We store the data as long as it is required to maintain an ongoing business relation. Personal information in the customer- and marketing registry will be deleted when the customer asks for it or if information used for marketing purposes has been identified as out of date, obsolete or faulty. The customer can also delete their information at any given time.
We estimate the necessity of preservation of information abiding the laws regarding it.
On top of this we take care of all reasonable measures to ensure that no incorrect, out of date or incompatible personal information or information in general will be preserved. We will destroy or rectify this kind of information without delay.
Yksityisyys Darment Oy:n henkilötietojen käsittelyssä
Me Darment Oy:ssä arvostamme yksityisyyden suojaasi; suojaamme yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi sekä niihin liitettyä informaatioita sopimuksin sekä erilaisin teknisin keinoin. Olemme myös läpinäkyviä ja avoimia kerättävän informaation sekä sen käytön suhteen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssämme tietosuojalainsäädäntöä (GDPR).
Tietosuojaseloste, Darment Oy
Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste.
1. Rekisterin pitäjä
Darment Oy
Ruosilantie 18
00390 Helsinki
020 558 8250
info@darment.fi
Y-tunnus 0936826-6
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Darment Oy
Tommi Hongisto
Ruosilantie 18
00390 Helsinki
050 3401367
tommi.hongisto@darment.fi
3. Rekisterin nimi
Darment Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten: myynnin ja markkinoinnin toimenpiteet, joiden tarkoituksena on uusasiakashankinta, olemassa olevien asiakassuhteiden hoito, yrityksen brändin ja tuotteiden markkinointi, myös suoramarkkinointi ja muut vastaavat markkinoinnin ja myynnin toimenpiteet sekä suoramarkkinointikieltojen ylläpito, laskutus ja tavarantoimitus.
5. Käsittelyn peruste
Tietojen käsittely Darment Oy:ssä perustuu oikeutettuun etuun.
6. Rekisterin tietosisältö
• työnantajayritys
• etu- ja sukunimi
• titteli
• osoitetiedot
• sähköposti
• puhelinnumero
• toimiala
• laskutusosoite
• ip-osoitetieto tai muu tunniste
• tiedot henkilön ilmoittamista markkinointiluvista ja -kielloista
• käyttäytymiseen perustuvat tiedot
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään, verkkosivujen kautta tai ostetaan kaupallisilta rekistereiden ylläpitäjiltä. Henkilön tietoja voidaan myös lisätä rekisteriin puhelimitse, sähköpostitse, messukontaktien, sosiaalisen median tai muuta kautta tapahtuneen vuorovaikutuksen seurauksena.
Käyttäytymiseen perustuvaa tietoa kerätään Darmentin verkkosivujen, sähköpostien ja sosiaalisen median kanavien kautta evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Rekisterissä olevia tietoja voidaan päivittää manuaalisesti ja kerätä myös julkisista rekistereistä.
8. Evästeet
Verkkosivustolla käytetään evästeitä, joiden avulla seurataan kävijäliikennettä ja parannetaan palvelun laatua. Darment ei seuraa tietoja henkilötasolla tunnistettavasti.
9. Tietojen luovutukset
Emme lähtökohtaisesti luovuta rekisterin tietoja kolmansille osapuolille. Tietoja saatetaan luovuttaa vain silloin, jos palvelun toteuttaminen sitä edellyttää esimerkiksi yhteistyössä järjestetyn tapahtuman yhteydessä ja ainoastaan henkilölle, joka käsittelee tietoja vastuullisesti.
Yritysten postiosoitteet, sähköpostiosoitteet ja yhteyshenkilöiden nimitiedot voidaan luovuttaa erillisellä sopimuksella kertaluontoiseen tulostukseen esimerkiksi suorapostitusten toteuttamiseksi. Luovutuksesta, tulostuksesta, tietosuojasta ja salassapidosta sekä osoitteiden hävittämisen tavasta tehdään kulloinkin sopimus paino-/tulostus- ja/tai postitusyrityksen kanssa.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Päivitykset ja tietojen poistaminen
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on liiketoiminnan toimivuuden kannalta tarpeellista. Asiakas- ja markkinointirekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan, kun asiakas tätä pyytää tai jos markkinointitoimenpiteisiin käytettävä tieto on tunnistettu vanhentuneeksi, toimimattomaksi tai virheelliseksi.
Verkkokaupassa asiakas voi myös itse päivittää ja poistaa tietojaan. Verkkokauppa-asiakkaat saavat myös tietojensa päivityspyynnön asiakasrekisterin asiakastietojen päivityspyynnön yhteydessä.
Sähköpostimarkkinoinnissa vastaanottaja voi milloin tahansa poistaa tietonsa rekisteristä käyttämällä jokaisessa viestissä olevaa ”Peruuta tilaus” -toimintoa, tai lähettämällä poistopyyntö sähköpostilla rekisterin ylläpitäjän yhteyshenkilölle.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta myös ajantasaisen lainsäädännön puitteissa. Tämän lisäksi huolehdimme kaikista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistamme, ettei rekisteröidystä säilytetä käsittelyn tarkoitukseen nähden yhteen sopimatonta, vanhentunutta tai virheellistä tietoa/henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Darment pitää huolen omista käyttäjätunnuksistaan ja salasanoistaan niin, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä Darmentin tiedostoihin.
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana sekä laitteelle että järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu, virustorjunnalla, palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Työskentelytilat ovat vartiointiliikkeen valvonnan alaisia.
Kotisivujen kirjautumissivusto on suojattu SSL-sertifikaatilla.
12. Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Jos tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi vaatia virheen korjaamista. Tarkastus- ja korjausoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna tai sähköpostitse ja osoittaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa, ja niihin vastataan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.